Blockchain und Smart Contracts: Digitalisierungsschub beim Dokumentenmanagement für HR-Fachbereiche und Bildungssektor

Die Schlüsseltechnologie Blockchain (mit Smart Contracts) auf dem Vormarsch

Innovation im Dokumentenmanagement

Die Handhabung von Dokumenten in HR-Fachbereichen wie auch Institutionen im Bereich Ausbildung, Fortbildung und Weiterbildung ist noch optimierbar - trotz elektronischer Dokumentenablage und workflow-gestützter Prozesse.
Die Blockchain-Technologie und Smart Contracts heben das Dokumentenmanagement auf eine höhere Automatisierungsstufe.

Schlüsseltechnologie Blockchain und Smart Contracts

Prozessoptimierende digitale Ära

Jedes Personalwesen und jede Bildungsorganisationen wurde schon von Digitialisierung und Automatisierung erfasst.

Beispiele sind Software für die elektronische Ablage von Dokumenten in Personalakten, Dokumentenmanagementsysteme und Contract Management Systeme.

Blockchain und Smart Contracts läuten eine neue, bahnbrechende Ära im Umgang mit Dokumenten und der Anfertigung von Verträgen ein.

Sie sind die Schlüsseltechnologie, die HR-Fachbereichen und Bildungsinstitutionen nachweislich Zeit und Kosten sparen.

Dokumente und Dokumentenmanagement: Blockchain

Die Flut an Dokumenten reisst in HR-Fachbereichen und Bildungsinstitutionen (Ausbildung, Fortbildung und Weiterbildung) nie ab.

Ständig werden Dokumente (elektronisch) erstellt, abgespeichert und geteilt:

  • HR-Fachbereiche erstellen Dokumente und legen diese beispielsweise in digitalen Personaldossiers (Personalakte) ab und bewahren sie darin auf.
  • HR-Fachbereiche geben angrenzenden Fachbereichen im Unternehmen Dokumente frei oder versenden diese als Dateianhang per Mail (und verlieren die Kontrolle über Speicherort und Aufbewahrungszeitdauer).
  • Sie erhalten von Bewerber:innen Dokumente, die von Bildungsinstitutionen ausgestellt worden sind. Diese Dokumente werden lokal auf einer Festplatte, auf einem lokalen Datenbankserver oder in der Cloud gespeichert.
  • Bildungsinstitutionen stellen Dokumente aus, über das sie nicht verfügen können, sobald es an die Absolvent:innen abgegeben worden ist.


Alle diese Dokumente teilen letztendlich das gleiche Schicksal:

  • Der Ursprung und die Echtheit von Dokumenten ist nicht eineindeutig belegbar, weder für Drittparteien noch für interne Fachstellen.
  • Es ist nicht zweifelsfrei gegeben, dass Dokumente vor Manipulation verschont geblieben sind. Selbst intern erstellte und abgespeicherte Dokumente können dies nicht garantieren.
  • Rückfragen bei der Partei, welche das Dokument erstellt hat, geben keine abschliessende Garantie dafür, dass das Dokument nicht zwischenzeitlich abgeändert worden ist.
  • Der Zugriff ist keineswegs immer auf einen Personenkreis und auf eine Zeitdauer hin beschränkt. Sich einmal im Umlauf befindende Dokumente lassen sich bezüglich ihres Speicherorts nicht mehr kontrollieren.


Mit dem Einzug von Blockchain-Technologie lösen sich diese Haken in Luft auf. Zusätzlich wird das Dokumentenmanagement automatisiert.

Anfertigung von Dokumenten (Verträge): Smart Contracts

Auch Verträge sind Dokumente. In der Mehrzahl werden sie manuell erstellt.

Da Verträge wiederkehrend zu erfassende Inhalte beinhalten, ist der Zeitaufwand - selbst bei Vertragsvorlagen - beträchtlich. Die Anfertigung von Verträgen ist sich wiederholend.

Mit Hilfe von Smart Contracts lassen sich Verträge automatisiert erstellen. Sie werden mit Personaldaten angereichert, die direkt via Schnittstelle (API) aus dem führenden HR-Softwaresystem gespiesen werden.

In Depth Information
HR-BLOCKCHAIN.ch
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Blockchain, P2P-Netzwerk, Dezentrale Datenbank, Konsensmechanismus, Kryptographie, Hashwert, Smart Contracts
auf einen Schnelldurchblick

Blockchain

Eine Blockchain ist vom Typ Distributed Ledger Technologie (DLT).
Sie ist somit eine verteilte Datenablage, d.h eine dezentrale Datenbank, verwaltet durch die teilnehmenden Partner:innen.

Jedes Mitglied dieser Blockchain hat eine Kopie dieser Datenbank, wobei Daten dezentral auf allen Knoten parallel abgelegt werden.

  • Die Mitglieder speichern Daten folglich nicht in einer einzigen Datenbank.
  • Sie greifen somit auch nicht auf eine zentrale Datenbank zu.

Daten und Datensätze sind in der dezentralen Datenbank in Blöcken abgespeichert. Die Blöcke bilden eine ständig wachsende, jedoch endlich lange Kette. Sie sind also miteinander verknüpft.

Eine Blockchain gründet auf einem P2P-Netzwerk aus Clients und Servern, den Netzwerkknoten.

Ein Konsensmechanismus sorgt dafür, dass alle Mitglieder über den gleichen Datenstand verfügen und die Daten gültig sind.

Sie garantiert dadurch allen Teilnehmer:innen der Blockchain Datenintegrität, Transparenz und Manipulationssicherheit.

P2P-Netzwerk

Ein Netzwerk ist ein Verbund von Netzwerkknoten.

Die Blockchain-Technologie gründet auf einem Peer-to-Peer Netzwerk (P2P-Netzwerk)

Im Gegensatz zu einem Server-Client-Netzwerkmodell mit einem zentralen Server und damit verbundenen Clients sind in einem P2P-Netzwerk alle Netzwerkknoten gleichzeitig Server und Clients.

  • Jeder dieser Knoten führt eine identische Kopie der Datenbank.
  • Ein zentraler Netzwerkknoten oder eine zentrale Datenbank existieren also nicht.
  • Als Server hält der Knoten Daten für Clients vor
  • Als Client greift der Knoten auf Daten zu.

‍Auf jedem dieser Netzwerkknoten läuft folglich die Blockchain.

Alle Knoten besitzen zu einem jeweiligen Zeitpunkt den gleichen Systemzustand.

Dezentrale Datenbank

In zentralen Datenbanken sind Daten entweder lokal an einem einzigen Datenspeicherort (Datenbankserver Unternehmen) oder in der Cloud (externe Datenbankserver teilweise verteilt über mehrere Standorte) gespeichert

In dezentralen Datenbanken dagegen besitzt jedes Mitglied der Blockchain eine Kopie der Datenbank.

Ein Ausfall eines Servers bedeutet daher nicht ein Wegfall des Datenzugriffs oder Datenverluste.

Eine dezentrale Datenbank zeichnet eine Datensatzhistorie (Logbuch) auf. Sie ist selbst eine Datei.

Konsensmechanismus

Da jeder Netzwerkknoten eine Kopie der Datenbank besitzt, entstehen bei neuen Dateneinträgen (Datenbankänderungen) zuerst einmal Datenungleichheitsstände.

Die Knoten sind gezwungen, sich über den Systemstatus zu einigen, um die Datenkonsistenz zu sichern.

In Blockchains erfolgt dieser Aushandlungsvorgang, d.h. der Konsensmechanismus automatisiert. Eine zentrale Kontrollinstanz (Autorität, Intermediär) ist dafür nicht erforderlich.

Kryptographie und Hashwert

Aus jedem Dokument wird im Zuge der Zertifizierung ein Hashwert mittels einer Hashing Funktion erzeugt. Diese digitale Signatur (Bitfolge) wird in der dezentralen Datenbank abgespeichert.

Von diesem Hashwert kann nicht auf die Daten des Dokuments zurückgeschlossen werden.

Wird ein zertifiziertes Dokument nachträglich abgeändert, würde der neue Hashwert von dem ursprünglichen, in der Blockchain abgespeicherten Hashwert abweichen. Eine Verifizierung würde fehlschlagen.

Durch diese Verschlüsselung können Dokumente auch nicht gelöscht werden. Sie können aber widerrufen werden.

Smart Contracts

Smart Contracts sind digitale Regelwerke und damit im Grunde Programmcode.

Als Algorithmus bilden sie Wenn-Dann-Beziehungen ab. Ist eine Bedingung erfüllt, wird eine Aktion ausgelöst.

Arbeitsverträge sind ein Szenario, wo Smart Contracts greifen: Die Software (mit Schnittstelle zum HCM-System fügt Personalstammdaten und Vertragspunkte in das Dokument ein, abhängig von den Bedingungen (z.B. Arbeitsstelle, Funktion).

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